Menas susirinkti

Jei Jūsų įmonės darbuotojo darbo valanda kainuoja 50 litų, tai dešimties darbuotojų valandos susirinkimas yra vertas 500 litų. Jei susirinkimas niekaip nepravartus įmonės planams įgyvendinti, – patiriate 500 litų nuostolį. Neproduktyvūs susirinkimai JAV bendrovėms, 2003 m. duomenimis (1), kainavo 37 mlrd. dolerių per metus. Tikėtina, jog Lietuvos įmonės susirinkimuose gali prarasti dar daugiau pinigų nei amerikiečiai dėl mažiau demokratiškos verslo kultūros. Turbūt daugeliui mūsų teko dalyvauti neįsitraukusių darbuotojų susirinkime:  akys įbestos į nešiojamųjų kompiuterių ar telefonų ekranus, neformalių lyderių ciniški juokeliai, nuostaba veiduose “Ar-čia-man-kažką-tipo-sakyti?”

Pernai FranklinCovey xQ apklausos metu (2) iš pusantro šimto tūkstančių darbuotojų visame pasaulyje gauti duomenys rodo, kad tik 14 proc. visų respondentų  atvirai prisipažįsta, jog jų “susirinkimai yra neproduktyvūs (pvz., jų yra perdaug, neaiškūs tikslai, neprasideda ir nesibaigia laiku)” ir net 70 procentų iš esmės sutinka su teiginiu “mes dirbame kartu nustatydami ir spręsdami problemas“. Bet kitą vertus, net 65 proc. apklaustųjų patvirtina, jog „dauguma žmonių mano organizacijoje turi žymiai daugiau talento, proto, gabumų ir kūrybingumo, nei jų dabartiniai darbai reikalauja ar net leidžia“. Tyrimas sufleruoja, kad tą neišnaudojamą potencialą organizacijos galėtų pasižaboti, jei pajėgtų sukurti aukšto pasitikėjimo kultūrą, pasižyminčią skirtingų nuomonių vertinimu, įsiklausymu, atvirumu ir kūrybingu bendradarbiavimu:

Efektyvūs susirinkimai yra viena iš svarbiausių priemonių, įgalinančių pažangiausias pasaulio organizacijas pilnai atskleisti visą savo darbuotojų potencialą. Hermann Hesse posakis „profesija – visada nelaimė, apribojimas ir rezignacija“ (3)  aiškiai nebetinka dizaineriams iš IDEO ir technologijų išradėjams iš W.L.Gore & Associates. Abiejų įmonių pavadinimai seniai verslo spaudoje tapo džiaugsmingų ir kūrybingų dirbtuvių sinonimais, suteikiančiais vilties, jog vis daugiau verslo ateityje rinksis ne hierarchijos, bet tinklo struktūrą, sudarančią terpę ne tiek individualiems genijams, kiek genialioms grupėms tarpti. Pažangiausiųjų organizacijų tyrinėtojas psichologas Keith Sawyer tvirtina, jog visas efektyvus verslas, –  įskaitant ir daugumą garsiųjų išradimų, kaip telegrafas, aeroplanas, televizija, el. paštas ar kalnų dviratis – remiasi kūrybingu bendradarbiavimu (4).

Anot Sawyer, sėkmingose bendradarbiavimo komandose labai skirtingi žmonės sinergiškai bendradarbiauja  be režisierių ir scenarijų vedami aiškių, giliai suvoktų, bet kartu ir pakankamai atvirų interpretacijai tikslų. Pradėdami nuo detalių jie pamažu sukuria kvapą gniaužiančius bendrus paveikslus. Genialios komandos, nepaisant jų išorinių skirtumų įvairovės, pasižymi jų narių sugebėjimu klausytis kitų it kartu griežtų kvartete, susikoncentruoti į darbo užduotį it būtų krepšinio komanda kovojanti finale ir laikytis visų lygybės ir vienodo dalyvavimo pricipo lyg demokratijos fanatikai. Tokios komandos yra familiarios ir labai intensyviai bendrauja. Daugelį inovacijų, kaip, pavyzdžiui, populiarieji dantų šepetėliai su minkšta guma padengtu koteliu, pasiūliusios dizaino firmos IDEO susirinkimų patalpose net ant sienų užrašytos jų inovatyvumą sąlygojančios mantros: „Vienas pokalbis vienu metu. Išlikite susitelkę ties tema. Nekritikuokite kitų. Skatinkite beprotiškas idėjas.“  Genialios idėjos gimsta grupių nariams bekuriant savo minčių antstatus ant kolegų idėjų. Tokiuose pokalbiuose išklausius pašnekovo dažniausiai sakoma “Taip, ir…”, – tarytum būtų bendrai pilama paplūdimio smėlio pilis: neatskirsi, kurios smiltys kurio statytojo. Tokių grupių sąveikos vertė išaiškėja tik ilgainiui. Jos nebijo nusiimprovizuoti.

Knygų ir straipsnių apie verslo strategijas autorius Gary Hamel prognozuodamas vadybos ateitį sėkmę pranašauja būtent kūrybingo bendradarbiavimo organizacijoms. Hamel pastebi, jog garsiojo audinio „Gore-Tex“ išradėja įmonė Gore veikia tarsi idėjų turgus, kur geriausi produktai rungiasi dėl laisvo talentingų darbuotojų laiko, kur darbuotojai džiaugiasi galėdami dirbti su nauju produktu ir varžosi dėl progos prisijungti prie daug žadančios komandos (5). Kaip pasakė vienas inžinierius: „Jei nerandate užtektinai žmonių, norinčių dirbti su jūsų projektu, gal jūsų mintis ne tokia ir gera“. Gore kompanijoje niekas negali priskirti užduočių – jas galima tik prisiimti. Kadangi darbuotojai vertinami ir apdovanojami pagal indėlį į komandos sėkmę, jie įsipareigoja daugiau, o ne mažiau.

Tačiau nepaisant šių ir begalės kitų bendradarbiavimo sėkmės istorijų daug organizacijų šiandien vis dar nesugeba efektyviai suorganizuoti net paprasčiausios minčių lietaus sesijos. Labai dažnai tai pavirsta grupiniu mąstymu (groupthink galima versti ir bandos mąstymas), kai protingų žmonių komanda sugalvoja ką nors kvailesnio, nei būtų sugalvoję individualiai. Dažniausiai taip nutinka, kai norisi pasiekti susitarimo be kritiškos idėjų analizės ir paklūstama neformalių lyderių dominavimui. Grupinį mąstymą lemia ir susirinkimo dalyvių socialinis ar ideologinis vienalytiškumas bei informacijos šaltinių ir kritiško darbo rezultatų įvertinimo stoka.

Didelė dalis Lietuvos įmonių ir įstaigų galėtų žymiai efektyviau išnaudoti savo susirinkimus, jei 1) nuodugniau apgalvotų susirinkimų tikslus, 2) išmintingiau sukviestų žmones ir paskatintų įsitraukti bei 3) bendradarbiaudami sugebėtų kurti pasitikėjimo kultūrą.

1. Apgalvoti susirinkimo tikslą

Būtinas aiškus susirinkimo tikslas. Ne „ateikite pasikalbėti apie taupymą“, bet „Mes ketiname pasikalbėti apie būtinybę sutaupyti 500000 litų. Norėčiau, kad gerai apgalvotumėte savo skyrių biudžetus ir būtumėte pasiruošę/usios pasiūlyti konkrečių sutaupymų. Iki susirinkimo pabaigos parengsime rekomendacijas įmonės valdybai dėl išlaidų sumažinimo.“ Nėra prasmės surinkti žmones darbui, kurį gali atlikti kiekvienas atskirai. Susirinkimų dalyviams reikia aiškiai pasakyti, jog jų kūrybiškumas bus vertinamas ir po susirinkimo konstatuoti, kokia pažanga pasiekta.  Pavyzdžiui, IDEO susirinkimo metu nuolat balsuoja už geriausiais idėjas klijuodami lipnius lapelius prie ant lentos užrašytų patikusių pasiūlymų. Pagal tikslą reikia parinkti susirinkimo metodą nuo minčių lietaus idėjoms ar minčių estafetės idėjoms ieškoti iki dialogo ar fokusuoto balsavimo geriausiam pasiūlymui išrinkti.

2. Išmaniai suformuoti grupę ir organizuoti susirinkimus.

Mažesnės grupės geriau. Nedidelės grupės lengviau įsiklauso ir nepraranda energijos.  Geriausia surinkti kuo įvairesnių sugebėjimų žmones, mėgstančius bendravimą. Susirinkime nebūtina vengti konflikto, – konfliktas neleidžia įsivyrauti grupiniam mąstymui, – tačiau labai svarbu išvengti asmeninių įžeidinėjimų, naikinančių kūrybiškumą.  Susirinkimą palengvina vaidmenų paskyrimas susirinkimo dalyviams ir patyrusio žmogaus moderavimas. Geriau grupėms reikia leisti susitikti dažnai ir praktikuoti sąveiką nei laukti vienintelio „viską išspręsiančio“ susirinkimo. Nori rasti gerą idėją – privalai turėti daug idėjų.

3. Puoselėti aukšto pasitikėjimo kultūrą.

Pagarbos vienų kitiems, įsiklausymo, atviro bendravimo, lygaus įsitraukimo ir kitų nekritikavimo atmosferą dažnai yra gerokai sunkiau sukurti, nei atrodytų iš pirmo žvilgsnio. Kartais organizacijos net surašo ir pasikabina susirinkimų elgesio kodeksą. Daug puikių specialistų nesugeba bendradarbiauti dėl noro pakritikuoti kolegų pasiūlymus. Juk neretai net akivaizdžiai kvaila idėja gali privesti iki auksinės minties. Štai viena amerikiečių gamybos įmonė, įsikūrusi prie Didžiųjų ežerų, minčių lietaus sesijoje svarstė, kaip paspartinti produkcijos pakavimą. Produkcijos pakavimui jie naudojo ir senus laikraščius, kuriuos darbininkai vis stabteldavo pasiskaityti. Kažkas iš susirinkimo dalyvių pasiūlė: „Išdurkime jiems akis!“. Šiuos žodžius skrupulingai užrašė ant konferencijų bloknoto. Tuomet kažkam iš darbuotojų kilo įžvalga pakavimui pasamdyti… neregius. Neregiai išties sparčiau pakavo, o įmonė dar ir padėjo neįgaliųjų bendruomenei apsirūpinti darbu.

 

1 Industry Week, Meetings a Waste of Time, Employees Complain, September 9, 2003

2 Duomenys iš FranklinCovey xQ tyrimo, apimančio 1283 projektus/organizacijas ir 152445 respondentus visame pasaulyje, atlikto 2009 m. rugpjūčio mėn.

3 Hesse, H., Skaitymai minutėms, Trigrama, Kaunas, 2004, p. 97

 

4 Sawyer, K., Group Genius, Basic Books, New York, 2007

 

5 Hamel, G. ir Breen, B., Vadybos ateitis, UAB „Verslo žinios“, Vilnius, 2008

 

Publikuota „Verslo žinių“ laikraštyje

Paskelbta Rytis.

Comments are closed.